Kirjutamine on oskus, mida me kasutame igapäevaselt, kuid tihti alahindame selle mõju meie mainele ja suhetele. Olgu tegemist tööalase meili, kaaskirja või isikliku pöördumisega, tekst on tihti esimene ja vahel ka ainus vahend, mille kaudu me endast mulje jätame. Hea kiri ei pea olema keeruline ega täis peenikest keelekasutust; pigem on selle eesmärk edastada sõnum selgelt, viisakalt ja lugeja aega austavalt. Selles artiklis vaatleme süvitsi, kuidas kujundada oma kirjutamisstiili nii, et saavutaksid soovitud tulemuse ja jätaksid endast professionaalse ning meeldiva mulje.
Tunne oma lugejat ja eesmärki
Kõik saab alguse sellest, et mõistad, kellele sa kirjutad. Kirja toon ja struktuur peavad vastama olukorrale. Kui kirjutad ülemusele või koostööpartnerile, peaks stiil olema ametlik ja konkreetne. Kui kirjutad kolleegile, kellega oled juba pikalt suhelnud, võib toon olla vaba ja sõbralik. Kuid isegi vabas kirjas on oluline säilitada viisakus ja austus.
Enne kirjutama asumist küsi endalt kolm küsimust:
- Mida ma tahan selle kirjaga saavutada? (Kas soovin informatsiooni, kokkulepet või lihtsalt suhteid hoida?)
- Kui palju aega on lugejal minu jaoks? (Kas ta ootab pikka selgitust või lühikest kinnitust?)
- Milline on minu suhe selle inimesega? (Kas oleme võrdsed partnerid, on see alluv-ülemus suhe või võõras inimene?)
Eesmärgi selge defineerimine aitab vältida segadust. Kui su sõnum on hägune, jääb ka lugeja vastus samasuguseks. Ära eelda, et teine pool loeb su mõtteid – pane oma soov kirja konkreetselt, kuid viisakalt.
Struktuur: Kuidas üles ehitada professionaalne kiri
Hea kiri on loogiline. Inimesed loevad teksti skaneerides, mistõttu on struktuur ülioluline. Kui su tekst on üks suur plokk, jääb see tõenäoliselt lugemata. Kasuta järgmist raamistikku:
- Tervitus: Alusta alati viisakalt. Kui nimi on teada, kasuta seda.
- Sissejuhatus: Anna lühidalt teada, miks kirjutad. Väldi pikki sissejuhatavaid lauseid.
- Põhiosa: Esita oma palve, info või ettepanek. Kasuta siin vajadusel nummerdatud loetelusid.
- Üleskutse (Call to action): Mida sa ootad lugejalt? Kas vastust, kohtumist või lihtsalt teadmiseks võtmist?
- Lõpetus: Viisakas hüvastijätt ja allkiri.
Selgus ja lühidus on sinu suurimad liitlased
Paljud inimesed arvavad, et mida pikem kiri, seda tähtsam see tundub. Tegelikkus on vastupidine. Üleliigne sõnavaht varjutab olulise info. Kui kirjutad pika ja keerulise meili, raiskad sa lugeja aega ja vähendad tõenäosust saada kvaliteetset vastust.
Kuidas hoida kirja lühikesena?
- Eemalda kõik täitesõnad, mis ei kanna informatsiooni.
- Üks lõik, üks teema. Kui sul on mitu erinevat küsimust, kasuta loetelusid.
- Keskendu lahendusele, mitte probleemile. Selle asemel, et pikalt seletada, miks miski ei tööta, paku välja konkreetne lahendus.
Toon ja keelekasutus: Kuidas jääda viisakaks
Kirjalikus tekstis puudub kehakeel ja hääletoon. See tähendab, et lugeja võib sinu kirjutatut tõlgendada palju karmimalt, kui sa mõtlesid. Seetõttu on oluline valida sõnu hoolikalt. Vältida tuleks käskivat kõneviisi ja liiga emotsionaalseid väljendeid.
Hea nipp on kasutada “mina-sõnumit”. Selle asemel, et öelda “Sa ei saatnud mulle aruannet õigel ajal”, võid kirjutada: “Ma ootan endiselt aruannet, et saaksin planeerimisega edasi minna.” See vähendab vastaspoole vajadust kaitsepositsioonile asuda ja hoiab vestluse konstruktiivsena.
Kirjavahemärgid ja korrektsus
Kuigi me elame kiirel ajal, on õigekiri endiselt oluline. Kirjavigadest kubisev kiri jätab mulje, et sa ei ole viitsinud süveneda. Kui oled kirja valmis kirjutanud, loe see korra läbi – eelistatavalt valju häälega. See aitab märgata lauseehituse vigu ja ebaloomulikke kohti, mida silmaga lugedes ei pruugi märgata.
E-kirja teemarea tähtsus
Teemarida on nagu raamatu pealkiri. Kui see on igav või arusaamatu, ei pruugi keegi kirja avada. Teemarida peaks olema:
- Spetsiifiline: Selle asemel, et kirjutada “Küsimus”, kirjuta “Küsimus seoses juunikuu projekti eelarvega”.
- Asjakohane: Kui teema muutub kirjavahetuse käigus, ära karda teemarida muuta.
- Tähtsust rõhutav (vajadusel): Kui kiri on kiireloomuline, võid seda märku anda, kuid ära kuritarvita seda.
Levinud vead, mida vältida
Inimesed teevad kirjutades sageli samu vigu. Nende teadmine aitab sul teistest eristuda ja jätta professionaalsema mulje. Üks suurimaid vigu on kirjutamine “kuumade emotsioonide” pealt. Kui oled vihane või ärritunud, ära saada kirja kohe. Kirjuta see valmis, salvesta mustandina ja loe uuesti üle alles mõne tunni pärast. See säästab sind paljudest piinlikest olukordadest.
Teine levinud viga on liiga abstraktne suhtlus. Ära kirjuta “vaatame seda kunagi”, kui sul on vaja konkreetset vastust. Ole konkreetne kuupäevade ja tähtaegade osas. See annab lugejale selge raami, millal ja mida sinult oodatakse.
Kuidas toime tulla keeruliste teemadega?
Mõnikord peame edastama halbu uudiseid või keelduma millestki. Sellisel juhul on ausus ja otsekohesus kõige väärtuslikumad. Ära keeruta. Alusta uudisest, selgita lühidalt põhjust ja paku võimalusel alternatiivset lahendust. Inimesed hindavad seda, kui nendega räägitakse avatult, isegi kui uudis pole meeldiv.
Korduma kippuvad küsimused
Kas ma peaksin alati kasutama ametlikku pöördumist?
Ei, see sõltub kontekstist. Kui oled inimesega varem suhelnud, on ametlik “Lugupeetud härra Tamm” sageli liiga kohmakas. “Tere, Jaan” on paljudes olukordades täiesti piisav. Küll aga on parem olla alguses pigem natuke liiga viisakas kui liiga familiaarne.
Kui kiiresti peaksin vastama?
Hea tava on vastata 24 tunni jooksul, kuid see ei tähenda, et pead olema kogu aeg kättesaadav. Kui vajad vastuse jaoks aega, anna sellest teada: “Tänan kirja eest, vajan selle üle vaatamiseks paar päeva ja annan teile nädala lõpuks tagasisidet.”
Kuidas lõpetada kirja, kui ma ei ole kindel suhte iseloomus?
Kõige turvalisem ja neutraalsem lõpetus on “Lugupidamisega” või “Parimate soovidega”. See on viisakas, professionaalne ja sobib peaaegu igasse olukorda.
Mida teha, kui kiri jääb vastuseta?
Ära võta seda isiklikult. Inimesed on hõivatud. Oota paar-kolm päeva ja saada viisakas meeldetuletus. “Tere, soovin vaid kontrollida, kas olete jõudnud minu eelmise kirjaga tutvuda?” on täiesti normaalne küsimus.
Kas emotikonide kasutamine on lubatud?
See sõltub ettevõtte kultuurist ja suhtluspartnerist. Üldiselt võib ühes väga vabas kirjas kasutada ühte naerunägu, kuid ametlikus ärisuhtluses on parem neist hoiduda, et säilitada professionaalne kuvand.
Viimased mõtted mõjuva suhtluse kujundamisel
Kirjutamine on pidev õppimisprotsess. Mida rohkem sa teadlikult oma tekste analüüsid, seda paremaks sa muutud. Pane tähele, millised kirjad sulle endale kõige paremat muljet jätavad – mis teeb need eriliseks? Kas need on lühikesed? Sõbralikud? Konkreetsed? Kasuta neid tähelepanekuid oma igapäevatöös.
Lõppkokkuvõttes on sinu kirjutamisstiil sinu isikliku brändi osa. Iga kiri, mille saadad, on visiitkaart, mis räägib sinust kui professionaalist ja inimesest. Kui sa võtad aega, et läbi mõelda, mida ja kuidas sa kirjutad, tõstad sa mitte ainult oma usaldusväärsust, vaid muudad ka teiste inimeste elu lihtsamaks ja selgemaks. See on oskus, mis tasub end ära igas eluvaldkonnas, olgu tegemist karjääriredelil tõusmise või lihtsalt heade suhete hoidmisega.
Mõtle alati lugejale. Kui suudad panna end teise inimese olukorda ja küsida, kas see tekst on talle abiks või pigem koormaks, oled juba teinud suure sammu edasi. Selgus, viisakus ja austus on kolm sammast, millele ehitada igasugune kirjalik suhtlus, mis peab jätma püsiva ja hea mulje.
